Un séminaire est un événement professionnel qui demande du temps et un certain sens de l’organisation. Planification, choix du lieu, sélection du ou des prestataires, réservation d’activités, etc. : rien ne doit être laissé au hasard, pas même l’invitation. Or, celle-ci est souvent négligée, alors même qu’elle participe pleinement à la réussite d’un séminaire. Voici des clés qui vous permettront de rédiger une invitation qui suscite l’enthousiasme chez vos invités et qui encourage leur participation.
De l’importance d’une invitation réussie
L’invitation est la première étape du séminaire que vivront vos collaborateurs. C’est avec elle que cette expérience commence véritablement. Il convient donc de la soigner. Plusieurs aspects doivent être pris en compte :
- Son visuel, engageant et enthousiasmant
- Son contenu, clair et percutant
- Son ton, adapté aux participants : dynamique pour une start-up, professionnel pour un comité de direction, etc.
- Son envoi, en temps et en heure, et selon un canal de diffusion adapté à votre audience : email, courrier postal, flyer remis en main propre…
Guide pour rédiger une invitation à un séminaire
Maintenant que vous êtes convaincu de l’importance d’une invitation efficace, voici des clés pour la rédiger et l’envoyer.
Les éléments incontournables de votre invitation
Ces différents éléments doivent figurer sur votre invitation, quels que soient la nature de votre séminaire et le profil des participants.
1. Le logo de votre entreprise
Ne l’oubliez pas : votre logo doit figurer sur tous vos supports de communication, dont une invitation à un événement professionnel. Il se situe le plus souvent en haut d’un courrier ou dans la signature mail.
2. Le type d’événement
Il est mentionné directement dans l’objet du mail et dans la première phrase d’un courrier. Cette information permet de comprendre immédiatement la teneur de l’invitation. Votre événement peut en effet être :
- Un séminaire de formation, de travail, d’intégration…
- Un team building
- Un comité de direction
- Une soirée de Noël
- Une journée d’étude
- Etc.
3. La présentation du séminaire
En quelques lignes, présentez l’événement. Expliquez les raisons de son organisation et détaillez brièvement ses points forts, son thème, son objectif, etc. Par exemple, si vous invitez vos collaborateurs à un séminaire de formation :
« Vous êtes convié(e) à une formation sur [thème de la formation]. Elle sera assurée par [nom du formateur], expert en [domaine d’expertise]. Au terme de ce séminaire, vous saurez [compétences apprises]. »
4. Son visuel
Intégrez un visuel, une ou plusieurs images qui capteront l’attention du lecteur et favoriseront son engagement. En fonction de l’événement, il peut s’agir d’une image ou d’une photo :
- De l’équipe
- D’un moment marquant de la vie de l’entreprise
- Du lieu où se tiendra votre séminaire
- Etc.
5. Les informations pratiques
Ces informations doivent être lisibles immédiatement ; pour les mettre en valeur, appliquez-leur une couleur, une police et/ou un style différent du reste du texte.
Elles permettent de renseigner :
- La date du séminaire
- Son heure de début et de fin
- Son adresse, le lieu où il se tient
- L’organisation logistique : affrètement d’un bus, covoiturage, moyens de transport en commun disponibles, solutions d’hébergement, plan d’accès, etc.
- Les éventuels documents à posséder le jour J
- Les éventuels équipements nécessaires aux activités : chaussures de sport, maillot de bain, vêtements chauds, etc.
6. Le programme
Cette information est facultative, mais il peut être intéressant pour vos invités de connaitre le programme de votre séminaire. Pour être le plus complet possible, mentionnez les horaires de chaque temps fort de la ou des journées de séminaire : arrivée sur place, déjeuner, réunion, activité, cocktail, dîner, retour, etc.
7. Le mode d’inscription
Enfin, proposez aux destinataires de votre invitation la possibilité de confirmer leur venue et/ou de s’inscrire à votre séminaire. Plusieurs modes d’inscription sont possibles : par retour de mail, en complétant un formulaire papier ou en ligne, en suivant un lien vers une plateforme web de gestion d’événement, etc.
Quel format choisir ?
Tout dépend de votre événement, du nombre de participants et de votre budget. De manière générale, vous avez le choix entre :
- L’envoi par mail : cette solution est économique, mais il vous faut une base de données à jour. Et l’utilisation d’une plateforme emailing est recommandée.
- L’envoi par courrier postal : plus onéreuse, cette solution est idéale pour un événement de standing. Le carton d’invitation est par ailleurs un objet que votre destinataire peut garder en souvenir.
- La remise en main propre : économique et personnelle, cette solution est idéale pour inviter les collaborateurs d’une entreprise.
La personnalisation de l’invitation
Personnalisée, votre invitation suscitera encore plus l’adhésion et l’envie de participer à votre séminaire. Dans un mail comme dans un courrier papier, vous avez la possibilité d’intégrer le nom et le prénom de vos destinataires. Le dirigeant de l’entreprise ou l’organisateur de l’événement peut également signer l’invitation.
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